Unternehmen aller Branchen können viele Aufgaben outsourcen. Gerade in Zeiten mit vielen Aufträgen oder wenn zu wenig eigenes Personal vorhanden ist, kann dies ratsam sein. Insbesondere vermeidlich kleine Aufgaben bleiben in stressigen Zeiten oft liegen, können aber den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen beeinträchtigen. Für Unternehmen kann es in vielen Situationen daher ein Vorteil sein, bestimmte Aufgaben zumindest temporär auszulagern. Oft ist dies kostengünstiger und gestaltet Abläufe flexibler.
Aufgaben abgeben
Das aus dem Englischen stammende Wort outsourcing setzt sich aus den Wortbestandteilen „out“ (außen), „source“ (Quelle) und „using“ (nutzen) zusammen. Unternehmen nutzen externe Quellen, also Dienstleister, an die sie bestimme Aufgaben abgeben. Es ist mittlerweile durchaus üblich, dass beispielsweise bestimmte Aufgaben in der Produktion ausgelagert werden.
Aber auch Aufgaben
- in der Buchhaltung
- der Logistik
- dem Personalwesen oder
- der IT
können in vielen Fällen an externe Unternehmen abgegeben werden.
Es gibt auch spezielle Outsourcing-Dienstleister, die einen oder mehrere Bereiche gleich komplett übernehmen.
Gründe für Outsourcing
Die Gründe, warum sich Unternehmen entscheiden, einzelne Aufgaben oder die Aufgaben ganzer Abteilungen outzusourcen, sind vielfältig. Oftmals fehlt den eigenen Mitarbeitern die Zeit, sich um bestimmte Aufgaben wie das Verpacken von Waren, den Versand oder das Rekrutieren neuer Mitarbeiter zu kümmern. Gerade in Zeiten mit vielen Aufträgen kann es sich daher für Unternehmen lohnen, bestimmte Aufgaben abgeben, um sich so auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Dies kann die Produktivität, die Effektivität und auch die Qualität von Produkten verbessern. Häufig führt Outsourcing auch dazu, dass Unternehmen Arbeitsabläufe optimieren und effizienter gestalten können.
Outsourcing spart darüber hinaus häufig Kosten. Für bestimmte Aufgaben, beispielsweise in Marketing oder IT, müssen Firmen keine eigene Abteilung aufbauen oder neue Mitarbeiter einstellen. Fehlen also qualifizierte Mitarbeiter im eigenen Unternehmen, kann es sich lohnen, Aufgaben auszulagern. Gerade bei spezialisierten Aufgaben werden diese dann zudem oft von Experten durchgeführt, was wiederum die Qualität steigern kann.
Flexiblere Mitarbeiterplanung
Mit Blick auf die Kosten kann es für viele Unternehmen zudem günstiger sein, Aufgaben, die nur ein paarmal im Jahr anfallen, an externe Mitarbeiter abzugeben. Unternehmen müssen in diesem Fall nicht für ein paar Wochen selbst Personal einstellen. Auch bei konjunkturellen Schwankungen sind Unternehmen durch Outsourcing oft flexibler. In Zeiten mit einer guten Auftragslage müssen Unternehmen so keine eigenen Mitarbeiter einstellen, wenn die Gefahr besteht, dass diese nach einer Weile wieder entlassen werden müssen.
Darüber hinaus können Unternehmen durch Outsourcing oft Zeit einsparen, die wiederum in eigene Projekte investiert werden kann. Durch das Auslagern bestimmter Aufgaben können sich Unternehmen also wieder ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Einzelne Aufgaben oder ganze Abteilungen auslagern
Neben einzelnen Aufgaben können Unternehmen auch die Tätigkeiten ganzer Abteilungen oder komplexer Geschäftsprozesse auslagen. Externe Outsourcing-Dienstleister stellen dafür geschultes Personal zur Verfügung. So kann beispielsweise die gesamte IT-Abteilung oder der Kundendienst an einen externen Dienstleister abgegeben werden.
Werden nur einzelne Aufgaben ausgelagert, wird dies auch als Outtasking bezeichnet. Hierbei ist es besonders wichtig, genau zu definieren, welche Einzelaufgaben vom Outsourcing-Dienstleister übernommen werden und wie diese in den gesamten Geschäftsablauf integriert werden. Muss sich ein Unternehmen auf eine neue Technik einstellen, beispielsweise eine neue Software, können diese Aufgaben für eine bestimmte Zeit von einem externen Unternehmen übernommen werden.
Gute Kommunikation ist wichtig
Outsourcing kann für Unternehmen viele Vorteile bringen, ist aber auch mit einigen Risiken behaftet. Daher sollten Firmen nach Möglichkeit keine wichtigen Aufgaben aus ihrem Kernbereich abgeben, da hier die Gefahr besteht, internes Wissen an Außenstehende weiterzugeben. Oft beschränkt sich das Outsourcing daher auf eher allgemeine Aufgaben. Wichtig ist beim Outsourcing zudem eine gute Kommunikation. Alle Details sollten so exakt wie möglich besprochen werden. Kommt es zu Missverständnissen, kann dies Zeitverlust und höhere Kosten bedeuten.
Darüber hinaus können Aufgaben für eine gewisse Zeit, aber auch dauerhaft abgegeben werden. Unternehmen sollten hier gut prüfen, für welchen Zeitraum das Outsourcen von Aufgaben angemessen ist. Oft ist es durchaus sinnvoll, Aufgaben dauerhaft an externe Dienstleister abzugeben.
